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Procédure de licenciement (économique ou personnel) : Entretien préalable, notification

Temps de lecture estimé : 6 minutes
Cet article est rédigé par Pikol SIENG, Docteur en droit, Diplômé de l'Université Jean Moulin Lyon 3

Le code du travail français prévoit plusieurs possibilités pouvant mettre fin aux relations du travail entre un salarié et un employeur. Le licenciement en est un. Il a pour effet de rompre un contrat à durée indéterminée (CDI). Il est à l’initiative de l’employeur.

En effet, afin de garantir les droits du salarié et quelle que soit la taille de l’entreprise, l’employeur doit respecter la procédure de licenciement. 

  • Procédure de licenciement pour motif personnel
  • Procédure de licenciement économique

Procédure de licenciement pour motif personnel

La procédure de licenciement pour motif personnel est rigoureuse. Ainsi, il existe plusieurs étapes à suivre dont le manquement peut être sanctionné.

Première étape : convocation du salarié à un entretien préalable au licenciement

La première étape est de convoquer le salarié concerné à un entretien préalable. C’est formalité est obligatoire dont le non-respect rend irrégulier le licenciement. Concrètement, l’employeur doit envoyer au salarié une lettre de convocation à l’entretien préalable. Attention, la convocation ne peut être faite oralement.

Modalité de la convocation à l’entretien préalable

La convocation à l’entretien préalable de licenciement doit être :

  • envoyée par lettre recommandée. Le salarié doit informer son employeur de tout changement d’adresse. Si le salarié est absent ou refuse de réceptionner le courrier, cela n'entache pas la procédure d’irrégularité (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 1989, no 88-40.490).
  • ou remise en main propre contre décharge. Il est important que le salarié mentionne dans la décharge la date de la réception de la lettre. Il peut arriver que le salarié refuse de recevoir ou de signer et dater la décharge. Dans ce cas, il convient de procéder à l’envoi par lettre recommandée.

Mentions obligatoires de la lettre de convocation à l’entretien préalable

Pour être valable, la convocation doit faire état de certaines mentions obligatoires, à savoir :

  • L’objet de l’entretien

    Il est important de bien préciser dans la convocation l’objet de l’entretien en précisant pourquoi le salarié est convoqué “ Vous êtes convoqué(e) à un entretien préalable en vue de licenciement”. N’est pas valable la convocation qui indique que le salarié est convoqué à un entretien préalable sans mentionner “de licenciement”. Cependant, l’employeur n’a pas à mentionner les faits ou les griefs, sauf si une convention collective le prévoit autrement. Il faut donc bien relire la convention collective avant d’envisager la procédure de licenciement.

  • Le lieu de l’entretien

    L’entretien préalable de licenciement peut se tenir, soit dans les locaux habituels de travail du salarié, soit au siège social de l’entreprise. Si le salarié ne travaille pas habituellement au siège social, il peut demander le remboursement des frais engagés si l’entretien se passe au siège social.

  • La date et l’heure de l’entretien

    Il faut indiquer la date et l’heure de l’entretien préalable. Mais quand doit se tenir l’entretien préalable ? pendant le temps de travail ? en dehors du temps de travail ? L’employeur peut librement fixer la date et l’heure de l’entretien pendant ou en dehors des horaires de travail. Si l’entretien se tient en dehors des horaires de travail du salarié, le temps de l’entretien doit être rémunéré. Car il est considéré comme temps de travail effectif.  

Par ailleurs, la date de l’entretien préalable ne peut être inférieure aux 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation. Par exemple, si l’employeur remet au salarié la convocation en main propre un lundi, le jour de la remise en main propre ne compte pas. Donc, l’entretien doit avoir lieu au plus tôt le lundi prochain. Le salarié peut éventuellement demander le report. Mais l’employeur n’est pas obligé de l’accepter.

Attention, lorsque le licenciement envisagé a pour motif une faute disciplinaire, la convocation à l’entretien préalable doit être effectuée dans les 2 mois après la date à laquelle l’employeur en a connaissance.

L’entretien peut avoir lieu même pendant les arrêts maladie ou accident de travail, les congés payés ou les congés maternité.

  • La possibilité de se faire assister

    La convocation doit mentionner que le salarié a droit de se faire assister pendant l’entretien, par un autre salarié de l’entreprise. Pour l’entreprise qui n’est pas dotée de représentant du personnel, il est obligatoire d’indiquer que le salarié peut se faire assister par une personne extérieure figurée sur la liste établie par le préfet, ainsi que les coordonnées des services où le salarié peut librement consulter cette liste.

Sanctions en cas d’irrégularité de la convocation

En l’absence d’une convocation à l’entretien préalable ou en l’absence d’une mention obligatoire dans la lettre de convocation, la procédure est considérée comme irrégulière. Mais cela n’empêche pas l’employeur de procéder au licenciement.

L’irrégularité de procédure donne simplement droit au salarié de réclamer des dommages-intérêts, à condition de prouver le préjudice subi. Chose qui n’est pas toujours facile à faire. Cependant, cette indemnité est plafonnée à un mois de salaire maximum.

L’indemnité obtenue par le salarié n’est pas soumise à la cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.

Deuxième étape : déroulement de l'entretien préalable au licenciement

La possibilité d’assistance du salarié

Le salarié convoqué est en droit d’être assisté par un autre salarié de l’entreprise qui peut être un représentant du personnel, un collègue, un supérieur hiérarchique, etc.

Pour les entreprises qui n’ont pas de représentant du personnel, le salarié convoqué peut se faire assister par un personnel de l’entreprise ou un conseiller extérieur qui doit être inscrit sur la liste départementale. Si le salarié décide de faire appel à un conseiller extérieur, c’est à lui de le contacter, et d’en informer l’employeur.

L’absence du salarié

Le salarié convoqué n’a aucune obligation de venir à l’entretien préalable. Son absence ne peut être constitutive d’une cause de licenciement. Le licenciement fondé sur l’absence du salarié à l’entretien préalable serait sans cause réelle et sérieuse.

Par ailleurs, l’employeur n’a pas l’obligation de reconvoquer le salarié absent. La procédure peut se poursuivre sans qu’elle ne soit irrégulière.

De même, l’absence ou le retard de l’assistant du salarié convoqué n’a aucune incidence sur la régularité de procédure.

La représentation et l’assistance de l’employeur

L’employeur n’est pas tenu d’effectuer l’entretien préalable lui-même. Il peut décider de se faire représenter par un salarié de l’entreprise bénéficiant d’une délégation de pouvoir (directeur des ressources humaine, supérieur hiérarchique, etc). En outre, il peut être assisté par un membre de l’entreprise. Néanmoins, cette assistance ne doit pas porter préjudice aux intérêts du salarié convoqué.

Le déroulement de l’entretien

Lors de l’entretien préalable, l’employeur mentionne au salarié les griefs reprochés. De même, le salarié doit pouvoir se défendre et donner ses explications. A ce titre, si le salarié ne maîtrise pas le français, un interprète doit être désigné avec l’accord de l’employeur et du salarié.

L’employeur ne peut pas immédiatement faire part de sa décision de licencier le salarié pendant l’entretien. S’il le fait, la procédure est irrégulière ouvrant droit aux dommages et intérêts.

A la fin de l’entretien, les parties peuvent signer le compte-rendu.

Troisième étape : notification du licenciement

Si l’employeur décide de licencier le salarié convoqué, il doit lui adresser une notification du licenciement.

La forme de la notification du licenciement

La notification du licenciement doit être envoyée par lettre recommandée avec avis de réception.

Le délai minimum et maximum de la notification du licenciement

Il existe un minimum à respecter. La lettre de licenciement ne peut être envoyée au salarié avant l'écoulement de 2 jours ouvrables après la date prévue de l'entretien préalable.

En revanche, en principe, il n’y a pas de délai maximum à respecter. Mais attention, une notification trop tardive peut remettre en question la cause réelle et sérieuse du licenciement.

Mais s’il s’agit d’un licenciement disciplinaire, la lettre de licenciement doit être envoyée dans le mois suivant la date de l’entretien préalable.

Le contenu de la lettre de licenciement

La lettre de licenciement doit rappeler précisément le ou les motifs de licenciement évoqués par l’employeur lors de l’entretien préalable.

Elle doit être signée manuellement par l’employeur ou son représentant. A défaut, la procédure est irrégulière.

La possibilité de préciser les motifs après la notification du licenciement

Depuis l’ordonnance du 20 décembre 2017, l’employeur peut préciser les motifs énoncés dans la lettre de licenciement même après sa notification, soit à son initiative, soit à la demande du salarié.

Si le salarié ne demande pas de précisions, l’insuffisance de motivation donnera lieu uniquement à des dommages et intérêts ne dépassant pas un mois de salaire.

Si le salarié demande des précisions, et que l’employeur n’apporte pas la réponse dans le délai de 15 jours ou ne répond pas, l’insuffisance de motivation se transforme en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

Dispositions particulières des accords ou conventions collectives ou du règlement intérieur

Dans certains, la convention collective ou le règlement intérieur peuvent prévoir des procédures particulières de licenciement en plus des procédures légales que l’on vient de présenter ci-dessus. L’employeur doit donc veiller également au respect de ces dispositions particulières.

Les procédures particulières s’appliquent uniquement dans les cas expressément prévus à cet effet.

Procédure de licenciement économique

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REFERENCES JURIDIQUES

CODE DU TRAVAIL

  • Articles L1232-2 à L1232-6 
  • Article R. 1232-2 
  • Article D. 1232-5 
  • Article L1235-2 
  • Articles L1332-2 à L1332-4

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