Déclaration préalable à l'embauche : Attention le travail dissimulé
Cet article vous propose des informations juridiques relatives à la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Cette démarche légale consiste, pour l'employeur, à effectuer une déclaration nominative de leurs futurs salariés auprès de l'autorité administrative compétente. Il s'agit d'une règle très importante en matière de recrutement d'un salarié dont le non-respect peut être sanctionné.
L'autorité compétente
L’URSSAF du lieu du travail du salarié à déclarer est compétent en matière de déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
Quand faire la déclaration préalable à l'embauche (DPAE) ?
La déclaration préalable à l'embauche ne peut être effectuée à n'importe quel moment. Elle ne doit pas être faite ni trop tôt, ni trop tard. L’employeur peut déclarer un salarié à l'URSSAF au maximum 8 jours avant la date prévisible de l’embauche. En cas de déclaration par formulaire papier, la lettre recommandée avec avis de réception doit être envoyée au plus tard le dernier jour ouvrable précédant l’embauche.
Qui doit faire la déclaration préalable à l'embauche ?
La déclaration préalable à l'embauche incombe à l'employeur ou son représentant.
Comment faire la déclaration préalable à l'embauche ?
Il existe 2 façons d'effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) d'un salarié :
- remplir et envoyer un formulaire DPAE papier
- ou remplir et envoyer une DPAE en ligne.
IMPORTANT La démarche en ligne est obligatoire pour certains employeurs, comme nous vous l'expliquerons plus tard.
La DPAE en version papier
Les employeurs qui ne sont pas soumis à l'obligation d'effectuer une DPAE en ligne peuvent envoyer à l'URSSAF un formulaire CERFA tel qu'il est présenté ci-après.
La DPAE en ligne
La déclaration préalable à l’embauche doit s’effectuer électroniquement, via le service de l’URSSAF, pour les personnes suivantes :
- les employeurs dont le personnel relève du régime général de sécurité sociale, autres que les particuliers employant un salarié à leur service, et dont le nombre de déclarations préalables à l'embauche accomplies au cours de l'année civile précédente excède le nombre de 50 fois ;
- les employeurs dont le personnel relève du régime de protection sociale agricole et dont le nombre de déclarations préalables à l'embauche accomplies au cours de l'année civile précédente excède le nombre de 50 fois.
Après la transmission de la déclaration en ligne, le déclarant recevra un accusé de réception de l’URSSAF.
L’employeur doit remettre au salarié une copie de la déclaration ou bien une copie de l’accusé de réception délivré par l’URSSAF. Cependant, il n’est pas obligé de le faire s’il a remis au salarié un contrat de travail écrit, avec mention de l’organisme destinataire de la déclaration.
Le non-respect de cette obligation de la DPAE entraîne l'application d'une pénalité dans la limite de 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale par salarié.
Pour les autres employeurs qui ne sont pas soumis à l’obligation d’effectuer la déclaration en ligne, ils ont la possibilité de le faire, soit en ligne, soit par courrier recommandé.
Informations devant être mentionnées dans la déclaration préalable à l'embauche
Les informations à renseigner dans la DPAE sont :
- concernant l’employeur : dénomination sociale de l’entreprise ou nom et prénoms de l’employeur, code APE, numéro SIRET, adresse de l’établissement, service de santé au travail dont dépend l’employeur ;
- concernant le futur salarié : nom et prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale ;
- concernant l’embauche : date et heure de l’embauche, nature et durée du contrat, durée de la période d’essai éventuelle pour les contrats de travail à durée indéterminée (CDI) et les contrats à durée déterminée (CDD) de 6 mois ou plus.
Sanctions en cas de non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche
Le non-respect de l'obligation de déclaration préalable à l'embauche entraîne une pénalité dont le montant est égal à 300 fois le taux horaire du minimum garanti prévu à l'article L. 3231-12 du code du travail.
La sanction peut être plus grave si l'omission par l'employeur était intentionnelle. Ainsi, l'employeur peut être reproché de travail dissimulé sur le fondement de l'article L8221-5 du Code du travail.
L'employeur pourrait encourir une peine de 3 ans d'emprisonnement, ainsi qu'une amende de 45 000 €, 225 000 € s'il s'agit d'une personne morale (articles L8224-1 et L8224-5 du Code du travail).