Dépôt des comptes annuels des sociétés

Qu'est-ce que le dépôt des comptes annuels des associés ? Le dépôt des comptes annuels est une obligation légale prévue par le code de commerce. Il incombe à toutes les sociétés de publier leurs comptes après la clôture de chaque exercice social. Le dépôt des comptes annuels est inscrit dans le cadre de la publicité des comptes sociaux. Cependant, certaines sociétés peuvent opter pour la confidentialité des comptes au moment du dépôt.

Condition préalable au dépôt des comptes annuels d'une société

A la clôture de chaque exercice comptable, les comptes annuels des sociétés doivent être établis par les organes de gestion de la société en question :

• le conseil d'administration, le directoire, pour les sociétés anonymes (SA) ;
• le ou les gérants des sociétés en nom collectif (SNC), des sociétés en commandites simples, des SARL ou sociétés par actions) ;
• le président des sociétés par actions simplifiées (SAS ou SASU).

L'établissement des comptes annuels est donc une étape préalable à leur dépôt auprès du greffe du tribunal de commerce. 

Sociétés soumises à l'obligation de dépôt des comptes annuels

Il existe plusieurs formes de société en France. Ainsi, les sociétés suivantes sont tenues de procéder au dépôt des comptes annuels au greffe du tribunal de commerce :

• les sociétés en nom collectif dont tous les associés sont des sociétés à responsabilité limitée ou des sociétés par actions ;
• les société en nom collectif dont les associés sont des sociétés en nom collectif ou en commandite simple dont tous les associés sont des sociétés à responsabilité limitée ou par actions ;
• les sociétés à responsabilité limitée (SARL pluripersonnelles et EURL à associé unique) ;
• les sociétés par actions (sociétés anonymes, sociétés en commandite par actions, sociétés par actions simplifiées - SAS ou SASU).

Une société étrangère. Une société commerciale ayant son siège à l'étranger qui ouvre un établissement en France doit également déposer chaque année au greffe du tribunal de commerce, dans le ressort duquel est situé cet établissement, les documents comptables, traduits le cas échéant en langue française, qu'elle a établis, fait contrôler et publier dans l'État où elle a son siège. Ce dépôt doit être effectué dans le délai prévu par la législation dont relève le siège de la société (voir article R. 123-112 du Code de commerce).

Documents du dépôt des comptes annuels

Les sociétés doivent déposer au greffe du tribunal de commerce les comptes annuels et d'autres documents selon les cas.

• Pour les sociétés par action dont les titres sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou sur un système multilatéral de négociation qui se soumet aux dispositions législatives ou réglementaires visant à protéger les investisseurs contre les opérations d'initiés, les manipulations de cours et la diffusion de fausses informations dans les conditions prévues par le règlement général de l'Autorité des marchés financiers Euronext Growth, elles doivent aussi déposer le rapport de gestion. Dans les autres sociétés telles que la SAS et la SASU qui ne remplissent pas les conditions ci-dessus, le rapport de gestion, n'a plus à être déposé au greffe.
• Le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes sur les comptes annuels et les comptes consolidés.
• Le rapport du conseil de surveillance des sociétés en commandite par actions.
• Pour les exercices ouverts à compter du 1^er janvier 2017, les observations du conseil de surveillance des sociétés anonymes sur le rapport du directoire et sur les comptes de l'exercice figurent dans le rapport sur le gouvernement d'entreprise qui est joint au rapport de gestion.
• Il doit être joint la proposition d'affectation du résultat soumis à l'assemblée, à la collectivité des associés ou à l'associé unique et la résolution d'affectation votée ou la décision d'affectation prise.

En cas de refus d'approbation des comptes annuels, il faut déposer une copie de la délibération de l'assemblée ou de la décision de la collectivité des associés ou de l'associé unique.

Délai de dépôt des comptes annuels

Le dépôt des comptes annuels doit se faire auprès du greffe du tribunal de commerce dans le mois suivant l'approbation des comptes. Le délai de dépôt des comptes annuels est porté à deux mois lorsque le dépôt est effectué par voie électronique.

Modalités de dépôt des comptes annuels

Les documents du dépôt des comptes annuels des sociétés doivent être certifiés conformes par le représentant légal de la société (le gérant, le président du directoire, le directeur général, le président de la société par actions simplifiée) ou toute personne habilitée à effectuer cette certification.

Le dépôts des documents des comptes annuels peut s'effectuer par voie électronique auprès du greffe du tribunal de commerce.

Après la validation du dépôt des comptes annuels, le greffier du tribunal de commerce procède à la publication d'un avis au BODACC. Lorsque le dépôt des documents comptables est accompagné d'une déclaration de confidentialité, le greffier du tribunal de commerce mentionne que « les comptes annuels sont accompagnés d'une déclaration de confidentialité en application du premier alinéa de l'article L. 232-25 ». 

Sanctions en cas de non-dépôt des comptes annuels

Le non-respect de l'obligation du dépôt des comptes annuels est punissable d'une amende de 1 500 euros et de 3 000 euros en cas de récidive.

Par ailleurs, le président du tribunal de commerce statuant en référé peut, à la demande de tout intéressé ou du ministère public, soit enjoindre au dirigeant de la société de procéder sous astreinte au dépôt des comptes annuels, soit désigner un mandataire chargé d'effectuer ces formalités.