Convocation à un entretien préalable au licenciement

Cet article n'est pas valable pour un licenciement économique.

Pour diverses raisons, un employeur peut être amené à se séparer d'un salarié. Le licenciement d'un salarié est une démarche de lourdes conséquences. C'est pourquoi le législateur légifère strictement la procédure de licenciement qui comporte plusieurs étapes obligatoires. La convocation à un entretien préalable au licenciement envisagé est le début de la procédure de licenciement, dans le but d'organiser un entretien avec la salarié concerné.

Vous découvrirez dans cet article plusieurs aspects relatifs à la convocation à un entretien préalable :

1. les modalités de la convocation
2. les mentions obligations de la convocation
3. les sanctions en cas d'irrégularité de la convocation.

Modalité de la convocation à l’entretien préalable au licenciement

La convocation à l’entretien préalable au licenciement peut être faite de 2 manières.

• Première méthode : convocation à l'entretien préalable au licenciement envoyée par lettre recommandée. L'employeur peut adresser au salarié concerné une convocation à l'entretien préalable au licenciement par lettre recommandée. Si le salarié est absent ou refuse de réceptionner le courrier, cela n'entache pas la procédure d’irrégularité (arrêt de la Chambre sociale du 9 mai 1989, no 88-40.490).
• Seconde méthode : convocation à l'entretien préalable au licenciement remise en main propre contre décharge. Dans ce cas, il est important que le salarié mentionne dans la décharge la date de la réception de la lettre de convocation à l'entretien préalable. Il peut arriver que le salarié refuse de recevoir ou de signer et dater la décharge. Dans ce cas, il convient de procéder à l’envoi de la convocation par lettre recommandée.

Mentions obligatoires de la convocation à l’entretien préalable au licenciement

Pour être valable, la convocation à l'entretien préalable au licenciement doit faire état de certaines mentions obligatoires.

• L’objet de l’entretien préalable au licenciement

  Il est important de bien préciser dans la convocation à l'entretien préalable au licenciement l’objet de l’entretien en précisant pourquoi le salarié est convoqué. Par exemple, “ Vous êtes convoqué(e) à un entretien préalable en vue de licenciement”. N’est pas valable la convocation à l'entretien préalable qui indique que le salarié est convoqué à un entretien préalable sans mentionner “de licenciement”. Cependant, l’employeur n’a pas à mentionner les faits ou les griefs, sauf si une convention collective le prévoit autrement. Il faut donc bien relire la convention collective avant d’envisager la convocation à l'entretien préalable au licenciement.

• Le lieu de l’entretien préalable au licenciement

  La convocation à l'entretien préalable au licenciement doit préciser le lieu de l'entretien. L’entretien préalable au licenciement peut se tenir, soit dans les locaux habituels de travail du salarié, soit au siège social de l’entreprise. Si le salarié ne travaille pas habituellement au siège social, il peut demander le remboursement des frais engagés si l’entretien se passe au siège social. 

• La date et l’heure de l’entretien préalable au licenciement

  La convocation à l'entretien préalable au licenciement doit indiquer la date et l’heure de l’entretien préalable. Mais il existe des règles à respecter. L’employeur peut librement fixer la date et l’heure de l’entretien préalable au licenciement pendant ou en dehors des horaires de travail. Si l’entretien se tient en dehors des horaires de travail du salarié, le temps de l’entretien doit être rémunéré. Car il est considéré comme temps de travail effectif.  

Cependant, la date de l’entretien préalable au licenciement ne peut être inférieure aux 5 jours ouvrables après la présentation de la lettre recommandée ou la remise en main propre de la lettre de convocation. Par exemple, si l’employeur remet au salarié la convocation en main propre un lundi, le jour de la remise en main propre ne compte pas. Donc, l’entretien doit avoir lieu au plus tôt le lundi prochain. Le salarié peut éventuellement demander le report. Mais l’employeur n’est pas obligé de l’accepter.

Attention, lorsque le licenciement envisagé a pour motif une faute disciplinaire, la convocation à l’entretien préalable doit être effectuée dans les 2 mois après la date à laquelle l’employeur en a connaissance.

L’entretien préalable au licenciement peut avoir lieu même pendant les arrêts maladie ou accident de travail, les congés payés ou les congés maternité.

• La possibilité pour le salarié de se faire assister

  La convocation doit mentionner que le salarié a droit de se faire assister pendant l’entretien préalable au licenciement, par un autre salarié de l’entreprise. Pour l’entreprise qui n’est pas dotée de représentant du personnel, il est obligatoire d’indiquer que le salarié peut se faire assister par une personne extérieure figurée sur la liste établie par le préfet, ainsi que les coordonnées des services où le salarié peut librement consulter cette liste.

Sanctions en cas d’irrégularité de la convocation à l'entretien préalable au licenciement

En l’absence d’une convocation à l’entretien préalable au licenciement ou en l’absence d’une mention obligatoire dans la lettre de convocation, la procédure de licenciement est considérée comme irrégulière. Mais cela n’empêche pas l’employeur de procéder au licenciement.

L’irrégularité de la convocation à l'entretien préalable au licenciement donne simplement droit au salarié de réclamer des dommages-intérêts, à condition de prouver le préjudice subi. Chose qui n’est pas toujours facile à faire. Cependant, cette indemnité est plafonnée à un mois de salaire maximum.

L’indemnité obtenue par le salarié n’est pas soumise à la cotisation sociale, ni à l’impôt sur le revenu.